Todas las administraciones públicas poseen procedimientos administrativos formalizados mediante tareas específicas asignadas a usuarios de acuerdo a sus cargos, de esta manera podemos identificar cada uno de esos procedimientos administrativos como una secuencia de actividades que identifican un workflow.
La modelización de un workflow, si bien la tarea de análisis es laboriosa, es fácil de implementar si se hace uso de las herramientas adecuadas.
Desde la pataforma BPM opencities, se ha apostado por la modelización siguiendo el estandard XPDL.
El lenguaje de Definición de Proceso de XML (XPDL) es un formato estandarizado por la Coalición de Dirección de Proceso laboral (WfMC) para intercambiar definiciones de modelado de procesos. XPDL define un esquema XML para especificar la parte declarativa de proceso.
XPDL por su lado, especifica un formato de diseño de los procesos. Permite una representación gráfica de los procesos incluyendo coordenadas X e Y para cada nodo implementado. Además, los nodos pueden especificar atributos tales como roles, descripción de actividades, timers, etc… Suele ser el mas extendido cuando se trata de implementar procesos o workflows con interacciones humanas. Además, gracias a esa representación gráfica, el incorporar cambios a nuestros procedimientos ya modelizados es tarea bastante sencilla y rápida.
El objetivo de XPDL es almacenar y permitir el intercambio de diagramas de procesos. Intenta ofrecer una manera estándar para representar procesos de tal manera que puedan ser importados/exportados por cualquier editor que implemente el estándar.
La herramienta utilizada para la creación de los XPDL's, dentro del sistema Opencities, se llama Jped ("http://www.jped.org/"). Es un editor gráfico java para creación de workflows que implementa todas las especificaciones del estándar XPDL (XML Process Definition Language).
Como podemos apreciar en la imagen, resulta bastante sencillo añadir roles, tareas y relación entre las mismas, de una forma visual y gráfica para conseguir una mejor compresión del procedimiento administrativo que estamos modelizando.
Uno de los beneficios facilitados por la herramienta y por Opencities es el hecho de poder versionar workflows o procedimientos administrativos, de esta forma, podemos incorporar en el sistema mas de un workflow que identifica al mismo procedimiento administrativo y proseguir su ejecución de manera independiente.
Del resultado de la definición del workflow, se obtiene el fichero resultante con el estandard XPDL, el cual queda definido siguiendo un patrón predefinido:
" <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<xpdl:Package xmlns="http://www.wfmc.org/2002/XPDL1.0" xmlns:xpdl="http://www.wfmc.org/2002/XPDL1.0" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" Id="registroTelematico" Name="registroTelematico" xsi:schemaLocation="http://www.wfmc.org/2002/XPDL1.0 http://wfmc.org/standards/docs/TC-1025_schema_10_xpdl.xsd">
<xpdl:PackageHeader>
<xpdl:XPDLVersion>1.0</xpdl:XPDLVersion>
<xpdl:Vendor>Vendor</xpdl:Vendor>
<xpdl:Created>2008-04-09 11:45:00</xpdl:Created>
</xpdl:PackageHeader>
<xpdl:RedefinableHeader>
<xpdl:Version>1.0</xpdl:Version>
</xpdl:RedefinableHeader>
<xpdl:ConformanceClass GraphConformance="NON_BLOCKED"/>
<xpdl:Script Type="text/javascript"/>
<xpdl:WorkflowProcesses>
<xpdl:WorkflowProcess Id="registroTelematico" Name="registroTelematico">
<xpdl:ProcessHeader>
<xpdl:Created>2008-04-09 11:46:00</xpdl:Created>
</xpdl:ProcessHeader>
<xpdl:RedefinableHeader>
<xpdl:Version>1.0</xpdl:Version>
</xpdl:RedefinableHeader>
<xpdl:Participants>
<xpdl:Participant Id="ciudadano" Name="ciudadano">
<xpdl:ParticipantType Type="ROLE"/>
<xpdl:Description>Ciudadano</xpdl:Description>
</xpdl:Participant>
<xpdl:Participant Id="administrativoRegistro" Name="administrativoRegistro">
<xpdl:ParticipantType Type="ROLE"/>
<xpdl:Description>Administrativo del Registro</xpdl:Description>
</xpdl:Participant>
<xpdl:Participant Id="envioIncidencia_par1">
<xpdl:ParticipantType Type="ROLE"/>
</xpdl:Participant>
<xpdl:Participant Id="envioIncidencia_par2">
<xpdl:ParticipantType Type="ROLE"/>
</xpdl:Participant>
</xpdl:Participants>
<xpdl:Activities>
<xpdl:Activity Id="iniciaRegistroTelematico" Name="iniciaRegistroTelematico">
<xpdl:Description>Solicitud de Registro Telemático</xpdl:Description>
<xpdl:Implementation>
<xpdl:No/>
</xpdl:Implementation>
<xpdl:Performer>ciudadano</xpdl:Performer>
<xpdl:StartMode>
<xpdl:Manual/>
</xpdl:StartMode>
<xpdl:FinishMode>
<xpdl:Manual/>
</xpdl:FinishMode>
<xpdl:ExtendedAttributes>
<xpdl:ExtendedAttribute Name="JaWE_GRAPH_OFFSET" Value="109,46"/>
<xpdl:ExtendedAttribute Name="JaWE_GRAPH_PARTICIPANT_ID" Value="ciudadano"/>
</xpdl:ExtendedAttributes>
</xpdl:Activity>
<xpdl:Activity Id="validaRegistroTelematico" Name="validaRegistroTelematico">
<xpdl:Description>Recepción de Registro Telemático</xpdl:Description>
<xpdl:Implementation>
<xpdl:No/>
</xpdl:Implementation>
<xpdl:Performer>administrativoRegistro</xpdl:Performer>
<xpdl:StartMode>
<xpdl:Manual/>
</xpdl:StartMode>
<xpdl:FinishMode>
<xpdl:Manual/>
</xpdl:FinishMode>
<xpdl:ExtendedAttributes>
<xpdl:ExtendedAttribute Name="JaWE_GRAPH_OFFSET" Value="274,31"/>
<xpdl:ExtendedAttribute Name="JaWE_GRAPH_PARTICIPANT_ID" Value="administrativoRegistro"/>
</xpdl:ExtendedAttributes>
</xpdl:Activity>
</xpdl:Activities>
<xpdl:Transitions>
<xpdl:Transition From="iniciaRegistroTelematico" Id="registroTelematico_tra1" To="validaRegistroTelematico">
<xpdl:ExtendedAttributes>
<xpdl:ExtendedAttribute Name="JaWE_GRAPH_TRANSITION_STYLE" Value="NO_ROUTING_SPLINE"/>
</xpdl:ExtendedAttributes>
</xpdl:Transition>
</xpdl:Transitions>
<xpdl:ExtendedAttributes>
<xpdl:ExtendedAttribute Name="JaWE_GRAPH_WORKFLOW_PARTICIPANT_ORDER" Value="ciudadano;administrativoRegistro"/>
</xpdl:ExtendedAttributes>
</xpdl:WorkflowProcess>
</xpdl:WorkflowProcesses>
<xpdl:ExtendedAttributes>
<xpdl:ExtendedAttribute Name="EDITING_TOOL" Value="JPEd - JaWE based Process Editor"/>
<xpdl:ExtendedAttribute Name="EDITING_TOOL_VERSION" Value="2.0-2(4?)-C-20080226-1426"/>
<xpdl:ExtendedAttribute Name="JaWE_CONFIGURATION" Value="default"/>
</xpdl:ExtendedAttributes>
</xpdl:Package> "
Una vez desarrollado nuestro fichero xpdl, éste puede ser fácilmente cargado a través de la administración de opencities. Ya que es interpetado por el motor de workflow que usa la plataforma, bonita (http://www.bonitasoft.com).
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