Modernización Administrativa

Evolución de la administración electrónica en las AAPP (SAAS)

2010-06-07T17:03:12Z

Durante los últimos años los ciudadanos han ido incorporando la tecnología en sus vidas no concibiendo disponer de peores medios para comunicarse con sus amigos o proveedores, que con la administración pública. De todos son conocidas las famosas "colas de espera" a las puertas de algunos de los edificios de las administraciones públicas cada mañana.

Todo ello, unido a los avances tecnológicos en el área de infraestructura y software, el exito de la socialización de internet, el empuje de las tecnologías moviles y la llegada de la televisión digital terrestre ha obligado las administraciones públicas a tomar cartas en el asunto, y revisar los mecanismos con los que interactúan con los ciudadanos.

En España, la ley 11/2007 supuso el pistoletazo de salida, para la modernización de la administración pública. Dicha ley es un compendio de buenas intenciones, pero de muy dicífil aplicación para las administraciones públicas locales que no accedan a financiación mediante subvención (algo que en épocas de crisis es cada día más complicado), y mucho más difícil todavía para las administraciones públicas locales de los municipios pequeños (más del 95% del total).

Además no sólo hay que tener en cuenta los costes de implantación, muy elevados, dado que son soluciones que requieren actualizaciones conforme cambian las normativas, también requieren actualizaciones de los plataformas y hardware sobre el que reside el software que ofrece el servicio de administración electrónica, y mantenimientos 24x7 de las instalaciones y los servicios.

Si se mira la evolución en el tiempo de la gestión de procedimientos administrativos en las administraciones públicas locales se tendría:

Modelo pasado. En la era pre-administración electrónica, la gestion de procedimientos se realizaban de un modo artesanal. Son los tiempos, en los que se acumulaban montañas de papeles en las mesas de los empleados públicos, y en los que era necesaria una gran fuerza de trabajo para procesar los procedimientos administrativos. A pesar de ello, era una época muy flexible para los procedimientos administrativos, ya que era posible cambiar el modo de procesar el procedimiento administrativo, con una simple charla durante un café entre los responsables y los empleados públicos. Ello ha servido para que, aunque en la base los procedimientos administrativos deberían ser iguales en todas las administraciones públicas locales, en cada una de ellas se hayan realizado cambios que han quedado marcados a fuego junto a la parte esencial del procedimiento, siendo muy difícil diferenciar que es el procedimiento y que el modo de procesarlo.
Modelo actual. En la era post ley 11/2007, se han realizado las primeras implantaciones de soluciones de administración electronica. En general se han tomado dos caminos posibles, por un lado las administraciones locales menos ambiciosas han optado por desarrollar "frontales electronicos" que permiten establecer la comunicación con los ciudadano de manera digital, pero una vez pasada la frontera vuelven a convertirse en papel, y el procedimiento original sigue su curso como antaño, para finalmente volver a digitalizarse a la salida del proceso (en realidad simplemente han postergado su entrada en la era digital). Por otro lado, otras administraciones han elegido caminos que aprovechan las ventajas que aporta la tecnología y han optado por desarrollos en los que se modelan los procedimientos administrativos y se implementan gracias a BPMs oriendatos a procesos (Business Process Management). En general la herramientas utilizadas y los propios BPMs, son herramientas que requerien un conocimiento específico que en la actualidad queda lejos del personal informático no especialista (y totalmente fuera del alcance de personal no informático), lo que obliga que los cambios tengan que pasar generalmente por las manos de las empresas fabricantes, con lo que ello conlleva ante los cambios de normativas que vendrán. El modelo de implantación que se está utilizando es la implantación en el propio de CPD de cada administración pública, lo que requiere hardware y personal de mantemiento propio. Además, en general los procedimientos en estos primeros sistemas implantados no se comunican entre si, dando lugar a excasa o nula interoperabilidad con otros sistemas, así que todavía es parte del trabajo de los ciudadanos el ir a varias administraciones cada vez que es necesario gestionar algo que requiere múltiples procedimientos, como puede ser una boda, el nacimiento de un bebe o un simple cambio de domicilio.

Desgraciadamente el escenario en el que ha comenzado este viaje hacia la administración electrónica parte de una situación en la que aunque los procedimientos administrativos están regulados por normativas, su interpretación es diferente en cada una de las administraciones públicas locales, dando lugar a procedimientos diferentes para realizar lo mismo y diferentes modos de agruparlos, lo que convierte en únicos a una gran mayoría de dichos procedimientos.

Utilizando una simple calculadora se puede ver que un pais con 8.114 municipios, y una media de 300 procedimientos por administración pública local, se está hablando de 2.434.200, y utilizando un valor estándar como 10.000 euros para modelar e implantar cada uno de esos procedimientos se llegan a los 24.342 millones de euros, lo que supera el presupuesto anual del país en servicios públicos básicos. Pero esto no queda ahí, eso es simplemente el coste de implantación, pero además cada uno de esas adminitraciones públicas locales requieren de varios backoffice software (padrón, registro, archivo, contabilidad, personal, bbdd, ...), de CPDs con el hardware (y sus costes de mantemiento en electricidad, aire acondicionado, ..), del coste de mantener planes de contingencia, y del personal para gestionar las instalaciones informáticas, sin contar con los costes de mantenimiento derivados de los cambios necesarios en el software y en hardware cada varios años. Todo ello significa incrementar esa cifra inicial aún más, lo que muestra la inviabilidad de la aproximación actual al problema.

Es necesario por todo ello buscar un escenario futuro, en el que las cifras necesarias para la implantación y el mantenimiento se situen en cantidades afrontables.

Modelo futuro. En el futuro los procedimientos deberían ser básicamente los mismos para todas las administraciones públicas locales, pudiendose separar lo que dice la normativa, del modo de aplicarla. Las tecnologías de modelado de procesos, deberían basarse para ello en BPMs centrados en los datos en vez de en los procesos, permitiendo no sólo separar el proceso de los datos requeridos en la normativa, sino facilitando que personal ajeno a las empresas fabricantes puedan realizar cambios al modo de procesar los procedimientos, para adaptarlos a las necesidades de las administraciones públicas locales. Dado que para las administraciones públicas locales las infraestructuras informáticas son un medio para conseguir su verdadero fin, que es atender al ciudadano, los modelos de implantación basados en implantaciones en CPDs locales tendrán tendencia a desaparecer, y ser sustituidos por CPDs centralizados en los que servicios serán ofrecidos en modalidades SAAS (Software As A Service). Las aplicaciones hablarán más entre sí que con los propios ciudadanos o empleados públicos, por lo que la interoperabilidad entre las mismas será una condición imprescindible en esos sistemas futuros. La socialización de internet y la tecnologías moviles permitirán que los ciudadanos puedan estar siempre online, lo que permitirá que puedan tener una mayor participación en el gobierno de la nación, por ello las plataformas tendrán que estar preparadas para ser accesibles desde todo tipo de dispositivos, y en cualquier momento. Finalmente las plataformas deberán ser Open (abiertas) para aprovechar las ventajas del software libre y su convivencia con el software propietario.

La adopción de la administración electrónica ha llegado para quedarse, una vez que ha comenzado ya no tendrá vuelta atrás y poco a poco tendrá que ser adoptada por todas las administraciones públicas locales. Dado el impacto que tiene en ahorro de personal para procesar los procedimientos, y el ahorro del tiempo de los ciudadanos, que generalmente por horarios impacta en la productividad de las empresas, aquellos paises que no se sumen al progreso, o tarden demasiado en hacerlo, tendrán serios problemas de competitividad con el resto de paises de su entorno que ya hayan apostado por la administración electrónica.

Destino Tecnimap 2010

2010-04-07T06:37:08Z

Ya estamos en el AVE destino a Zaragoza, a la XI Jornadas para la Modernización de AAPP utilizando TICs, Tecnimap. Viendo el programa (extensión xlsx en el PDF, ay), las presentaciones giran entorno a cuatro líneas: iniciativa legales y técnicas, eficiencia y sostenibilidad, implicaciones económicas y mercado único, y servicios para los usuarios.

Estaremos en el stand 111 situado en la parte inferior del pabellón y desde Ándago, nos centramos esta vez en presentar laas soluciones Open Licita y Open Cities SaaS, junto con la versión Community de Open Cities que acabamos de liberar.

Y el Viernes tenemos una presentación sobre solución Open para la modernización de la administración.

El hotel Diagonal Plaza pilla a las afueras de Zaragoza, así que habrá que moverse motorizado! Aunque está cerquita del evento, en la Feria de Zaragoza.

Modernización de Entidades Locales a través de modelos SaaS

2009-10-14T09:03:17Z

La nube, Saas, cloud computing..... son conceptos que se repiten últimamente y están de moda. Aunque en realidad no es algo nuevo, ofrecer servicios alojados a los que se puede acceder con un navegador web estándar a través de internet, si que supone un gran cambio respecto al modelo tradicional de adquisición de licencias. Ahora, en lugar de pagar por una licencia, se alquila y sólo pagas una suscripción por el software que deseas utilizar.

Las empresas que se deciden por este tipo de modelo, suelen ser empresas muy orientadas a su negocio que evitan realizar

grandes inversiones en la compra de aplicaciones. Normalmente son empresas de tamaño mediano o pequeño las que, por la características de distribución, adoptan este tipo de modelo: el precio es más económico y se conocen los costes fijos a través de cuotas mensuales permitiendo el acceso a cierto tipo de aplicaciones que de otra manera no podrían utilizar. Además se reducen los gastos ya que suscribes aquellos servicios realmente necesarios, evitando pagar por otros no necesarios. Los clientes disfrutan de un modelo más flexible. Básicamente son las pymes las grandes beneficiadas, ya que economizan sus gastos tanto en adquisición de hardware como de software.

Reducir costes, mejorar la interoperabilidad, fomentar la innovación, la modernización administrativa, cumplir los requisitos legales se encuentran entre las prioridades de Ándago en el desarrollo de soluciones orientadas a administraciones públicas. Así que trasladamos este "nuevo" modelo de negocio a lo que somos expertos: la Administración Pública y pensamos, que si una pyme se beneficia de los modelos saas, ¿por qué no lo va a hacer un ayuntamiento de tamaño medio o pequeño, cuyo recursos para inversión en tecnología son reducidos? De ahí surgió nuestra plataforma Open Cities as a Service.

Los grandes ayuntamientos normalmente tienen capacidad para invertir y poner a disposición de los ciudadanos servicios electrónicos: servicios de licitación electrónica, participación ciudadana, tramitación electrónica, registro telemático, etc. El problema llega cuando pequeños ayuntamientos son los que deben poner en marcha iniciativas que mejoren el servicio que prestan a sus ciudadanos. Uno de los desafíos de lae-Administraciónes que cualquier ciudadano pueda realizar gestiones de forma telemática, independientemente de donde se encuentre, donde viva y la hora que sea: queremos una Administración disponible 24 horas al día.

La implantación de Servicios Públicos Digitales implica grandes capacidades tecnológicas y económicas, de las que muchas AAPP, especialmente las entidades locales pequeñas, no disponen. Es por esto que las entidades menores encajan a la perfección en el modelo de las plataformas como servicios. Los modelos de distribución de Software como Servicio (SaaS) suponen un nuevo paradigma de distribución de servicios basada en cloud computing que reducen drásticamente los costes y la complejidad de gestión de los procesos y de las infraestructuras.

Es necesario un esfuerzo de estandarización de procedimientos para que sea posible su reutilización. En este sentido, existen dos salidas: que sean las propias entidades locales las que contraten estos servicios a través de proveedores de servicios, o que sean las entidades supramunicipales las que tomen la iniciativa para modernizar estos ayuntamientos actuando como centro de servicios públicos digitales.

¿Quién creéis que liderará este ciclo de innovación de entidades locales: la empresa privada o la propia administración?